Dokumenterne har til formål at sikre tillid og transparens i samarbejdet mellem billedkunstnere og institutioner og være med til at sikre de bedst mulige arbejds- og produktionsbetingelser for alle.

Tilgængelighedsdokumenterne kan udfyldes af kunstneren som en fritekst eller ved hjælp af skabeloner, der kommer omkring emner som arbejdsformer, møder og kommunikation, planlægning og produktion, installering, rejse og overnatning. Det kan også bruges til at beskrive behov i forhold til formidling, tilgængelighed og nødsituationer.

Dokumenterne skal først og fremmest ses som en invitation til dialog – et værktøj, der bygger på tillid, transparens og gensidig respekt. For institutionerne kan de være et konkret redskab til at forstå og imødekomme individuelle behov; for kunstnerne et middel til at tydeliggøre de forudsætninger, der skal til for at kunne arbejde professionelt og trygt.